Verantwortlicher:
nt4 immo gmbh
Steinerstrasse 10
9052 Niederteufen (Schweiz)
Geschäftsführung: Markus Rosskopf
Telefon: +41 (0)71 571 86 60
Email: info@nt4.ch
UID: CHE-320.939.123
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Spracheabgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.
1. Allgemeine Informationen zum Datenschutz
1.1 Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit der nt4 immo gmbh (im Folgenden «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz ("DSG") und die Verordnung über den Datenschutz ("DSV") fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem können auch technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können ,personenbezogene Daten sein (insb. Cookies, siehe dazu unten).
Der Schutz Ihrer Daten basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Ihr Vertrauen hat für uns höchste Priorität. Wir respektieren Ihre Privatsphäre und Persönlichkeit und setzen uns für den Schutz und die gesetzeskonforme Bearbeitung Ihrer Personendaten ein.
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.
1.2 Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung ist das DSG. Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz » des SVIT Schweiz. Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff durch unberechtigte Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.
1.3 Bearbeitete Personendaten
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte) werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet.
1.4 Ihre Rechte
Jeder Person steht das Recht zu, gemäss Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie gespeichert und/oder bearbeitet werden. Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie uns bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen. Sie haben das Recht auf Berichtigung und/oder Löschung Ihrer Personendaten; ebenso das Recht, der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu widersprechen – alles gemäss Art. 32 DSG. Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: info@nt4.ch
2. Allgemeinen Regeln der Bearbeitung und Aufbewahrung von Daten
2.1 Zusammenarbeit mit Auftragsbearbeitern
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- und/oder die DSGVO*-konforme Datenbearbeitung durch die Auftragsbearbeiter. Deren Datenschutzbestimmungen können von unseren abweichen. Die Bekanntgabe von Personendaten an Auftragsbearbeiter findet ausschliesslich zum Zweck der Erbringung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt.
2.2 Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten. Personendaten werden lediglich in Übereinstimmung mit den Vorgaben des DSG ins Ausland bekanntgegeben.
2.3 Datensicherungen
Wir erstellen von unseren Geschäftsdaten regelmässig Sicherungsdaten, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich den nach einschlägigen Empfehlungen.
2.4 Datenschutzmassnahmen
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz unserer Daten vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit des Bundes (NCSC).
2.5 Webseite
Unsere Webseite umfasst neben der Domain www.nt4.ch auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.
2.6 Einsatz von Cookies
Cookies sind Dateien, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Namentlich ermöglichen diese eine Wiedererkennung des Anwenders bzw. dessen Web-Browsers bei einem späteren Besuch auf unserer Webseite. Diese Cookies bleiben so lange gespeichert, bis der Anwender diese wieder löscht. Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden.
2.7 Einwilligung mit Complianz
Unsere Website nutzt die Consent-Technologie von Complianz, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Complianz B.V., Kalmarweg 14-5, 9723 JG Groningen, Niederlande (im Folgenden „Complianz“). Complianz wird auf unseren Servern gehostet, sodass keine Verbindung zu den Servern des Anbieters von Complianz hergestellt wird. Complianz speichert einen Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Complianz-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Der Einsatz von Complianz erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
2.8 Server-Logfiles
Wir erheben bei jedem Zugriff auf unsere Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt.
Diese sind:
- IP-Adresse des Nutzers
- Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Meldung über erfolgreichen Abruf
- Browser-Typ und Version
- Betriebssystem des Nutzers
- Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zum Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben und ausgewertet. Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.
2.9 Google Maps
Unsere Webseite verwendet Google Maps, um interaktive Karten darzustellen. Es handelt sich hierbei um einen Dienst der Google LLC,1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA, nachfolgend nur „Google“ genannt. Bereits beim Aufruf unserer Webseite wird eine Verbindung zu den Servern von Google aufgebaut. Hierbei werden kleine Dateien über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert (Cookies) und dessen Nutzereinstellungen und -daten erfasst und verarbeitet. Die Nutzung von Google Maps sowie der über Google Maps erlangten Daten erfolgt nach den Google-Nutzungsbedingungen (https://policies.google.com/terms) und den Geschäftsbedingungen für Google Maps (http://google.com/intl/de_de/help/terms_maps).
3. Konkrete Anwendungsfälle
3.1 Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung. Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess in aller Regel darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Bonitätsauskünfte) und informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten. Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG (1. September 2023) aus bereits bestehenden Verwaltungsverträgen und/oder Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt. Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.
3.2 Vermarktungsprozess
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung. Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von mindestens 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA), maximal aber 10 Jahre aufbewahrt. Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
3.3 Beratungsprozess
Im Beratungsprozess fallen Personendaten an, soweit diese für den Prozess erforderlich sind. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung. Personendaten aus Beratungsmandaten werden 5 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
3.4 Verwalten von Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften
Bei der Verwaltung von Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften fallen Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern an. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung. Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG (1. September 2023) aus bestehenden Verwaltungsverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Betriebskosten) hinausaufbewahrt.
3.5 Marketingprozess
Im Marketingprozess fallen Personendaten von Sponsoring-Empfängerinnen und Sponsoring- Empfängern sowie Empfängerinnen und Empfängern von Werbegeschenken an. Die Bekanntgabe von Personendaten gilt als Einverständnis der betroffenen Person zur Datenbearbeitung. Personendaten aus Sponsoring-Verträgen werden 5 Jahre nach Beendigung des Vertrages gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen weiteren Marketingprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten. Personendaten, welche im Zusammenhang mit der Vergabe von Werbegeschenken angefallen sind, werden auf Wunsch der Betroffenen berichtigt oder gelöscht - ansonsten dann, wenn sie für uns nicht mehr relevant sind.
3.6 Customer-Relationship-Management
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personendaten werden maximal 5 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
3.7 E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 2Jahren ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift oder wenn nicht eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung erforderlich macht.
3.8 Kontaktformular
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden nur für die Bearbeitung der Anfrage gespeichert und nur im Rahmen der Anfrage verwendet. Die weitere Bearbeitung erfolgt via E-Mail, Telefon oder persönlichen Kontakt gemäss den in dieser Datenschutzerklärung festgehaltenen Angaben.
3.9 Veranstaltungen
Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahmen an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nur für die Zwecke dieser Veranstaltungen verwendet und nach 1 Jahr gelöscht, soweit nicht eine andere Frist gemäss dieser Datenschutzerklärung greift.
3.10 Bonitätsauskünfte
Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte des jeweilig zuständigen Betreibungsamtes und/oder von privaten Auskunftsunternehmen (z.B. Creditreform) in unsere Entscheidungeneinfliessen (z. B. für die Vermietung). Zur Einholung einer Selbstauskunft richten sich betroffene Personen bitte direkt an das entsprechende Betreibungsamt. Im Übrigen gilt Ziffer 1.3.
4. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit ohne Vorankündigung angepasst werden. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite veröffentlichte Fassung. Bitte konsultieren Sie diese Erklärung regelmässig.
Version 27.02.2025
